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Valutazione dell'offerta

Anonim

Un'offerta è una presentazione presentata da un potenziale fornitore in risposta a una gara d'appalto. Fa un'offerta per la fornitura di beni o servizi. Un bando di gara potrebbe essere emesso per una serie di contratti, tra cui; fornitura di attrezzature, il contratto di costruzione principale (magari includendo la progettazione dell'appaltatore), demolizione, lavori di abilitazione, ecc.

Un bando di gara può seguire il completamento di un questionario di prequalificazione (PQQ) in risposta a un annuncio pubblicato dal cliente e forse un colloquio di pre-gara. Lo scopo di un questionario di prequalificazione e di un colloquio di pre-gara è di consentire al cliente di produrre un breve elenco di fornitori che potrebbero essere più appropriati per il loro particolare progetto che verrà quindi invitato a presentare un'offerta. Questo aiuta a ridurre l'inefficienza e lo spreco di energie nel processo di gara.

In risposta ad un bando di gara, gli offerenti invitati presenteranno un'offerta, che includerà il loro prezzo per la fornitura dei beni o dei servizi, insieme a proposte su come soddisfare i requisiti dei clienti se questi sono stati richiesti. Possono essere tenute interviste a metà gara per consentire chiarimenti su questioni che potrebbero condurre a un'offerta non accurata. Possono anche fornire al cliente informazioni su potenziali problemi o opportunità nel progetto, come descritto nella documentazione di gara.

Una volta ricevute le offerte, deve essere intrapreso un attento processo di valutazione per identificare l'offerente preferito. Questo è noto come valutazione tenera (o, a volte, gara d'appalto).

Storicamente, la valutazione delle offerte potrebbe semplicemente aver identificato l'offerta conforme al prezzo più basso. Ciò potrebbe tuttavia essere appropriato per contratti di fornitura molto semplici, tuttavia, per i contratti di costruzione, potrebbe non risultare la migliore offerta di valore selezionata. Secondo tali sistemi, gli offerenti tendono a presentare prezzi bassi e quindi a trovare modi per far pagare di più una volta che il contratto è stato garantito.

Le valutazioni che identificano l'offerta che meglio soddisfa le esigenze del cliente e offre il miglior rapporto qualità-prezzo possono essere più vantaggiose a lungo termine. Questo è a volte indicato come l'approccio più economico economicamente vantaggioso (MEAT) rispetto all'approccio del prezzo più basso.

Le esigenze, le priorità e la definizione di valore del cliente saranno uniche per ogni progetto, quindi i criteri di valutazione saranno diversi da progetto a progetto. Durante il processo di prequalificazione, i criteri di valutazione vengono definiti come 'criteri di selezione ', mentre durante il processo di gara vengono definiti come 'criteri di aggiudicazione'.

In genere, le valutazioni potrebbero prendere in considerazione alcuni dei seguenti criteri:

  • Prezzo.
  • Esperienza rilevante.
  • Comprensione dei requisiti.
  • Performance passate.
  • Abilità tecniche.
  • Disponibilità delle risorse
  • Capacità e sistemi di gestione.
  • Metodologia proposta (potrebbe includere piani di mobilitazione, proposte di progettazione e proposte non conformi se questi sono stati consentiti).
  • Rispetto dei requisiti stabiliti nel bando di gara.

NB: Potrebbe essere appropriato che alcuni di questi criteri siano valutati nella fase di pre-qualifica, piuttosto che nella valutazione delle offerte.

È normale selezionare non più di cinque criteri. È importante che si tenga conto dei criteri selezionati, che siano pertinenti alle priorità del progetto e che sia possibile valutarli correttamente dalle informazioni fornite nelle offerte. Se le interviste devono essere tenute e valutate insieme alla presentazione dell'offerta, questa deve essere integrata nei criteri di aggiudicazione.

I criteri sono quindi ponderati per riflettere quanto sono importanti per il cliente. È normale dare una ponderazione di prezzo di almeno il 60%, con la restante percentuale assegnata agli altri criteri, dando un totale del 100%. È buona prassi rendere noti i criteri e le ponderazioni agli offerenti nel bando di gara.

A ogni offerta viene quindi assegnato un punteggio in base a ciascun criterio, spesso con 0 che rappresenta il punteggio più basso e il 10 il miglior punteggio possibile. Le offerte possono essere valutate da un certo numero di valutatori, o diversi valutatori potrebbero ottenere punteggi diversi.

I punteggi possono essere assegnati a prezzi di gara con un numero di metodi, ma un metodo comune è:

Punteggio = 10 x prezzo / prezzo degli offerenti più basso conforme

Questo dà un punteggio su 10.

Nelle valutazioni più semplici, il punteggio complessivo per un'offerta può essere calcolato moltiplicando il punteggio per ciascun criterio per la sua ponderazione e quindi sommando o facendo la media dei risultati per ciascun valutatore. Dove ci sono punteggi molto diversi tra i valutatori, si potrebbe tenere una riunione per identificare le ragioni.

Valutazioni più complesse potrebbero includere benchmark aggiuntivi. Ad esempio, potrebbero esserci alcuni criteri che rappresentano un problema pass / fail immediato. Ad esempio, mancato rispetto di un aspetto particolare del bando di gara. Possono anche esserci criteri per i quali una valutazione molto bassa è inaccettabile (ad esempio, un punteggio inferiore a 3 su 10 sulla metodologia) indipendentemente dai punteggi per altri criteri.

Vedi anche: Due diligence quando si selezionano gli appaltatori o i subappaltatori.

Una volta che il cliente ha identificato l'offerente preferito, possono avviare negoziati con loro. Questi negoziati sono un'opportunità per concordare o chiarire qualsiasi questione riguardante la fissazione dei prezzi e la qualità dei lavori proposti, le condizioni del contratto e il programma e possono comportare un ulteriore adeguamento dei documenti di gara e la presentazione di un'offerta modificata. Questa è l'ultima possibilità che il cliente e il team di consulenti dovranno negoziare con gli offerenti mentre sono ancora soggetti alle pressioni della concorrenza. Il cliente potrebbe avviare trattative di gara con due offerenti preferiti prima di selezionare l'offerta vincente.

Generalmente, l'amministratore del contratto coordina le negoziazioni con gli offerenti, ma i negoziati possono essere condotti in diverse fasi dal consulente dei costi, dall'amministratore dei contratti, dal progettista o architetto di punta, o da un rappresentante del cliente come un project manager.

È importante che venga mantenuta una pista di controllo completa dell'intero processo di gara. Vedere la relazione di gara per ulteriori informazioni. Tutti gli accordi raggiunti dovrebbero essere redatti e firmati con cura da entrambe le parti, poiché questi faranno parte dei documenti contrattuali.

NB: i progetti pubblici o i progetti sovvenzionati con fondi pubblici possono essere soggetti alle procedure di appalto della GUUE. Ciò richiede che i contratti siano pubblicizzati nella Gazzetta ufficiale dell'UE (GUUE) e che le gare d'appalto debbano avvenire mediante una procedura aperta, una procedura ristretta, una procedura di dialogo competitivo o una procedura di negoziazione competitiva. Vedere la GUUE per ulteriori informazioni.

NB: l'appalto a due fasi viene utilizzato per consentire la nomina anticipata di un contraente, prima del completamento di tutte le informazioni necessarie per consentire loro di offrire un prezzo fisso. Nella prima fase viene concordato un appuntamento limitato che consente al contraente di iniziare i lavori e nella seconda fase viene negoziato un prezzo fisso per il contratto. Può essere utilizzato per nominare l'appaltatore principale in anticipo o come meccanismo per la nomina anticipata di un appaltatore specializzato come un appaltatore di rivestimenti.

Un processo di gara a due fasi può anche essere adottato su un progetto di progettazione e costruzione in cui i requisiti del datore di lavoro non sono sufficientemente sviluppati per consentire all'appaltatore di calcolare un prezzo realistico. In questo caso, l'appaltatore offrirà una commissione per la progettazione dell'edificio e un piano tariffario che può essere utilizzato per stabilire il prezzo di costruzione della gara secondaria.

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